Intégrer l’intelligence artificielle dans les pratiques professionnelles de l’entreprise
de l'intégration de l'IA au sein des processus de l'entreprise
Formation créée le 15/09/2026.Version du programme : 1
Type de formation
PrésentielDurée de formation
21 heures (3 jours)Accessibilité
OuiIntégrer l’intelligence artificielle dans les pratiques professionnelles de l’entreprise
de l'intégration de l'IA au sein des processus de l'entreprise
Objectifs de la formation
- À l'issue de la formation, les participants seront capables d'identifier, configurer et mettre en œuvre des usages professionnels de l'intelligence artificielle adaptés aux activités de l'entreprise, tout en contrôlant la qualité des informations produites et en maintenant une validation humaine des résultats.
- identifier les activités de l'entreprise pouvant bénéficier d'une assistance par intelligence artificielle
- configurer ChatGPT pour tenir compte du contexte, du vocabulaire, du ton et des exigences professionnelles de l'entreprise
- formuler une demande structurée et adapter les instructions au résultat recherché
- vérifier la fiabilité d'une réponse, rechercher les sources nécessaires et identifier les informations nécessitant une validation
- transformer les informations issues d'un rendez-vous en compte rendu professionnel exploitable
- utiliser l'IA pour préparer des actions de suivi client, de prospection et de fidélisation
- produire des contenus différenciés pour Facebook, LinkedIn, les courriels et d'autres supports de communication
- construire et exploiter un socle documentaire de référence sur l'entreprise
- analyser les attentes d'un dossier de consultation et utiliser l'IA comme assistance à la préparation d'une réponse
- distinguier les tâches pouvant être assistées par l'IA de celles qui doivent rester sous responsabilité humaine
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Cette formation s'adresse au dirigeant et aux collaborateurs de Baïta amenés à intervenir dans la relation client, le développement commercial, la communication, la préparation des documents professionnels ou les réponses aux consultations.
Prérequis
- Aucune compétence préalable en intelligence artificielle n'est nécessaire.
- Une pratique courante de l'informatique, de la navigation Internet et des outils bureautiques est recommandée.
Contenu de la formation
Jour 1 – Structurer les usages et configurer l'environnement IA | Matin – Comprendre, observer et définir les usages pertinents
- 9h00 – 9h30 | Positionnement et cadrage : Présentation des objectifs de la formation et recueil des attentes. Évaluation du niveau initial des participants concernant l'intelligence artificielle générative et ChatGPT. Identification collective des situations professionnelles pour lesquelles l'IA est déjà utilisée ou pourrait présenter un intérêt.
- 9h30 – 10h30 | Comprendre le fonctionnement et les limites d'une IA générative : Principes de fonctionnement d'une IA générative. Différence entre génération d'une réponse, recherche d'information et raisonnement à partir de documents fournis. Notions de contexte, instructions, sources et données de référence. Identification des principaux risques : réponse plausible mais erronée, information obsolète, mauvaise interprétation du contexte, données manquantes, confidentialité et surconfiance dans le résultat.
- 10h30 – 12h30 | Cartographier les situations professionnelles de l'entreprise : À partir des pratiques de l'entreprise, représentation simplifiée du parcours de l'information : Prospect → rendez-vous → recueil du besoin → devis → relance → commande → intervention → suivi → maintenance/fidélisation. Identification parallèle du processus occasionnel de réponse aux consultations et appels d'offres. Pour chaque étape, identification des informations disponibles, informations perdues ou insuffisamment capitalisées et possibilités d'assistance par l'IA. Exercice pédagogique : construction collective d'une cartographie simplifiée et classement des usages selon trois catégories : pertinent immédiatement / à étudier / sans intérêt ou trop risqué actuellement.
Jour 1 – Structurer les usages et configurer l'environnement IA | Après-midi – Configurer ChatGPT pour un usage professionnel
- 13h30 – 14h30 | Structurer une demande professionnelle : Passer d'une question générique à une demande contextualisée. Définition du rôle attendu, du contexte, de l'objectif, des informations disponibles, des contraintes et de la forme du résultat. Comparaison de plusieurs formulations d'une même demande et analyse critique des résultats obtenus.
- 14h30 – 16h00 | Configuration de l'environnement ChatGPT : Paramétrage des préférences générales utiles à un usage professionnel. Définition du ton et du niveau de langage attendus. Mise en place de règles relatives à la technicité, aux hypothèses et à la vérification des informations.
- Création et organisation d'un environnement ou projet consacré à l'entreprise. Définition des premières instructions de contexte : activité de l'entreprise, interlocuteurs, clientèle, domaines techniques, terminologie, objectifs et règles de production des réponses.
- 16h00 – 17h00 | Construire une méthode de contrôle des réponses : Apprendre à demander la vérification d'une information et à rechercher une source lorsque la situation l'exige. Hiérarchiser les sources : documentation officielle, réglementation, fabricants, organismes institutionnels et sources secondaires. Identifier ce que l'IA sait, ce qu'elle déduit et ce qu'elle ne peut pas déterminer.
- Production de la journée : première version du cadre d'utilisation de ChatGPT pour l'entreprise, comprenant contexte, règles de réponse, exigences de vérification et premiers modèles d'instructions.
Jour 2 – Relation client, développement commercial et communication | Matin – Exploiter et capitaliser les informations commerciales
- 9h00 – 10h30 | Du rendez-vous client au compte rendu structuré : Analyse du processus actuel de rendez-vous. Utilisation d'une transcription ou de notes issues d'un entretien pour identifier automatiquement les informations importantes : besoin exprimé, caractéristiques de l'installation, contraintes, demandes particulières, engagements pris, questions restant ouvertes et prochaines actions. Production d'un compte rendu interne puis adaptation du document pour une communication destinée au client. Mise en situation : traitement d'un rendez-vous réel ou reconstitué de l'entreprise et comparaison entre information brute et document structuré.
- 10h30 – 12h30 | Prospection, relance et fidélisation : Structuration des informations nécessaires au suivi d'un prospect. Préparation avec l'IA d'une relance après rendez-vous ou après transmission d'un devis. Travail spécifique sur la clientèle existante : identifier les opportunités de suivi liées aux installations déjà réalisées. Construction de scénarios de communication concernant, par exemple, l'entretien périodique, la maintenance, les recommandations saisonnières ou l'évolution d'une installation. L'objectif n'est pas d'automatiser ces communications mais de disposer de méthodes reproductibles permettant de les préparer rapidement.
Jour 2 – Relation client, développement commercial et communication | Après-midi – Construire une communication adaptée à chaque canal
- 13h30 – 14h30 | Définir la ligne éditoriale de l'entreprise : Identifier les sujets sur lesquels l'entreprise dispose d'une réelle légitimité : réalisations, conseils, entretien, performances des équipements, retour d'expérience, vie de l'entreprise et savoir-faire. Définition du ton et du niveau technique en fonction du destinataire.
- 14h30 – 15h45 | Facebook et LinkedIn : une information, deux communications : Identification des différences entre communication locale à destination des particuliers et communication professionnelle. À partir d'une même réalisation de l'entreprise, production de deux contenus distincts. Travail sur l'accroche, la longueur, le vocabulaire, le niveau technique, l'appel à l'action et les informations à conserver ou supprimer.
- 15h45 – 16h30 | Utiliser l'IA pour les communications directes : Préparation de courriels de suivi, relance, information et fidélisation. Présentation, lorsque l'environnement informatique de l'entreprise le permet, des possibilités de connexion de ChatGPT aux outils professionnels pour rechercher des informations ou préparer certaines actions. Distinction entre assistance, action contrôlée et automatisation.
- 16h30 – 17h00 | Atelier de synthèse : Création d'une petite bibliothèque de modèles réutilisables : compte rendu de rendez-vous, relance de devis, suivi client, rappel d'entretien, publication Facebook et publication LinkedIn.
- Production de la journée : constitution d'une première bibliothèque de cas d'usage commerciaux et de communication .
Jour 3 – Documents techniques et réponses aux appels d'offres | Matin – Constituer un référentiel fiable de l'entreprise
- 9h00 – 10h30 | Identifier les informations nécessaires à une présentation professionnelle de l'entreprise : Inventaire des informations disponibles : activités, compétences, moyens humains, moyens matériels, qualifications, certifications, secteurs d'intervention, fabricants et solutions mises en œuvre, références et réalisations. Distinction entre information permanente, information évolutive et information propre à une affaire. Identification des informations manquantes.
- 10h30 – 12h30 | Construire le socle documentaire de l’entreprise : Organisation des informations afin qu'elles puissent être utilisées comme contexte fiable par ChatGPT. Production ou amélioration de textes de présentation de l'entreprise. Création de fiches ou structures réutilisables pour présenter les moyens, méthodes et références. Travail spécifique sur la règle fondamentale : l'IA reformule et organise les informations disponibles, mais ne crée aucune référence, qualification, performance ou capacité inexistante.
Jour 3 – Documents techniques et réponses aux appels d'offres | Après-midi – Assister l'analyse et la réponse à un appel d'offres
- 13h30 – 14h30 | Lire un dossier de consultation avec l'aide de l'IA : à partir d'un exemple réel ou représentatif, identification de la structure du dossier et des principales exigences. Repérage des documents à analyser, des informations demandées au candidat et des éléments nécessitant une réponse de l'entreprise. Utilisation de l'IA pour synthétiser et organiser les exigences sans se substituer à leur lecture et à leur validation.
- 14h30 – 15h30 | Construire la trame d'une réponse : transformer les exigences identifiées en structure de réponse. Mettre en correspondance les demandes du donneur d'ordre avec les informations réellement disponibles dans le référentiel de l'entreprise. Identifier les informations manquantes et générer une liste de questions ou d'actions à traiter avant remise de l'offre.
- 15h30 – 16h30 | Assistance à la rédaction technique : Utiliser ChatGPT pour améliorer la rédaction d'un mémoire ou d'une réponse technique. Adapter le niveau de détail à la consultation. Réorganiser et reformuler un contenu fourni par l'entreprise. Contrôler les affirmations techniques et distinguer rédaction assistée et expertise métier.
- 16h30 – 17h00 | Évaluation finale et plan d'action : Mise en situation finale à partir d'un cas professionnel. Comparaison avec les pratiques identifiées lors du positionnement initial. Identification des usages pouvant être déployés immédiatement et de ceux nécessitant un travail complémentaire. Définition d'un plan d'action simple pour poursuivre l'intégration de l'IA après la formation.
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Un positionnement initial permet d'identifier les connaissances et pratiques des participants.
- Les acquis sont évalués progressivement au travers des exercices et mises en situation réalisés pendant les trois journées.
- Le formateur vérifie notamment la capacité du participant à contextualiser une demande, contrôler un résultat, sélectionner les informations pertinentes et adapter une production à son destinataire.
- L'évaluation finale repose sur une mise en situation professionnelle, dans laquelle le participant doit sélectionner et utiliser une méthode d'assistance par IA adaptée à un besoin de l'entreprise, puis contrôler et justifier le résultat obtenu.
- Une auto-évaluation comparative en début et en fin de formation complète cette évaluation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Chaque participant dispose d'un poste informatique connecté à Internet et d'un accès à ChatGPT adapté aux fonctionnalités utilisées pendant la formation.
- Le formateur met à disposition les supports nécessaires aux exercices et accompagne la configuration de l'environnement de travail.
- L'entreprise est invitée à mettre à disposition, dans le respect de la confidentialité des données, plusieurs exemples de documents représentatifs de son activité : documents commerciaux, exemples de communication, présentation de l'entreprise et dossier de consultation ou appel d'offres.
Qualité et satisfaction
La satisfaction des participants, l’atteinte des objectifs pédagogiques et l’acquisition des compétences sont évaluées à l’issue de la formation. Les résultats sont recueillis au moyen des évaluations pédagogiques et des questionnaires de satisfaction, puis analysés dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue.
Capacité d'accueil
Entre 1 et 6 apprenants
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
La formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Les modalités pédagogiques, techniques et organisationnelles peuvent être adaptées en fonction des besoins identifiés. Nous invitons les participants concernés à nous contacter en amont afin d’étudier les aménagements nécessaires et de garantir les meilleures conditions d’apprentissage.